深夜~早朝に届く答案も完全自動でタブレット内に保存されるようになるコンボ技

前ページの準備が終わったら、Gmail上で「フィルタ」の作成を行う。「ある条件を満たすメールが届いたときに、あらかじめ決められた処理を自動で行う」というルール設定を行う機能だ。「勉強会メンバーから添付ファイル付きメールが届いたとき、前ページの『send to dropbox』アドレスにそのメールを転送する」というフィルタを作成すればよい。メールが自動転送されれば、「send to dropbox」の機能により、添付ファイルがDropbox上に自動保存される。さらにレジュメの場合と同様、Dropboxとタブレットの自動同期を行うアプリ「Dropsync」により、Dropbox上のファイルがタブレットに自動ダウンロードされる、という流れだ。
これで、深夜や早朝に勉強会メンバーから答案が届いても大丈夫。朝起きたときには自動で答案ファイルはタブレットに保存されているので、タブレットを勉強会に持って行くだけでOKだ。

GMailでフィルタ設定を行う

フィルタ設定を行う際には、1つだけ考えるべきことがある。「勉強会メンバーからのメール」を、どうやって識別するかという問題だ。一番単純なのは、「メンバーAのアドレスから届いた場合、または、メンバーBのアドレスから届いた場合、……、メンバーEのアドレスから届いた場合」というように、メンバー全員のメールアドレスを並べる方法だ。ただ、もともとMLなどを使って答案を流し合っているのであれば「ML投稿用メールアドレス宛で届いた場合」という方が早い。ここらへんは勉強会の仕組みによって違うので、以下では一番単純な方法について解説する。

まず、Gmail設定内の「フィルタ」タブで「新しいフィルタを作成」をクリック。



本文通り、ここではメンバー全員のメールアドレスを並べる方法を紹介する。「From」に全員のメールアドレスを、1つずつ記入していけばよい。名前やメールアドレスの一部を入力すれば候補が表示されるはずなので、それほどの手間はかからない。

「添付ファイルあり」にチェックを入れて「この検索条件でフィルタを作成」をクリック。

「次のアドレスに転送する」にチェックを入れ、「send to dropbox」のアドレスを選択して「フィルタを作成」をクリック。これでGmailでの準備は完了だ。

Dropsyncで自動同期設定を行う

次に、Dropboxからタブレットへの自動ダウンロード設定を行う。レジュメでも使ったDropsyncを利用しよう。ただ、Dropsyncは、無料版だと同期設定を1つしか保存できない。レジュメで紹介したテクと今回紹介するテクの両方を同時に有効にするには、有料版を購入する必要がある。

設定画面を開いて「Synced Folders」→「Add Synced Folders」をタップ。



本体内に「Attachments」フォルダを作成し、そのフォルダを選択。Dropbox側では、ここまでの作業によって既に自動作成されている「Attachments」フォルダを選択。

同期設定は、「Download then delete」をオススメする。タブレットへの自動ダウンロード後に、Dropbox上のファイルを自動削除する設定だ。Dropboxの「Attachments」フォルダからファイルを削除しても、Gmailにはメール(添付ファイル)が残っている。帰宅後に通常通りGmailからファイルをダウンロードし、Dropbox上の「勉強会」フォルダなどに保存すればよいのだ。

深夜~早朝に届く答案も完全自動で保存される



以後は、深夜~早朝に答案が届いても……。

答案データは完全自動でタブレット内の「Attachments」フォルダに保存されている。

このデータを使って勉強会に参加すればOKだ。勉強会が終わったら、タブレット「Attachments」フォルダ内のファイルは削除しておこう。

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2012年12月27日13時00分 公開 | カテゴリー: 文書編集 | キーワード:, , | Short URL
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